In eigener Sache: Mit dem neuen Release von zap Audit wurde die Prozessvisualisierung komplett überarbeitet und erstrahlt in einem neuen Gewand. Ab sofort werden Feststellungen aus der automatisierten Datenanalyse direkt im Prozessmodell angezeigt, sodass Sie als Prüfer die Feststellungen im direkten Zusammenhang bewerten können. Wie genau das aussieht, zeigen wir in diesem Blog Artikel.
Hintergründe des Process Minings für Prüfer und Fachabteilungen
Das klassische Process Mining beschäftigt sich mit Themen wie Durchlaufzeiten, Engpässen und hat damit im Wesentlichen einen Fokus auf Prozessoptimierung. Neben den klassischen Anbietern von Process Mining, wie Celonis, my-invenio oder DISCO, haben auch die Big Four das Potential der über 10 Jahre alten Technologie erkannt und setzen Projekte auf individueller Basis um.
Entgegen diesem Vorgehen haben wir in der Vergangenheit einen standardisierten und vollautomatisierten Financial Process Mining Algorithmus entwickelt. Dieser rekonstruiert die Unternehmensprozesse aus dem Finanzwesen von SAP vollständig. Anschließend prüfen die vordefinierten Indikatoren ebenfalls vollautomatisiert die rekonstruierten Prozesse.
Werden in dem Verfahren Auffälligkeiten, Ausreißer, oder einfach Unstimmigkeiten in den Daten entdeckt, dann wird die entsprechende Prozessaktivität gekennzeichnet. Das sah in der letzten Version von zap Audit noch so aus:
In der oberen linken und rechten Ecke kann man die Markierungen erkennen, die jeweils für eines der vier vordefinierten Prüfungsziele stehen: Ordnungsmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit, Prozessstandardisierung und Zugriffsschutz. Auf der Grundlage war allerdings nicht ersichtlich, ob und welche Feststellungen sich im Prozess wiederholen. So gehören zum Beispiel die „Aktivitäten von Superusern“ und die „Funktionstrennungskonflikte (SoD)“ zum Prüfungsziel Zugriffsschutz, aber in dem Modell wurde nicht ersichtlich, welcher Indikator angeschlagen war.
Darstellung von Feststellungen im Prozessmodell
Um die Übersichtlichkeit zu verbessern und noch mehr Details darstellen zu können, wurde die Visualisierung komplett überarbeitet. Ab sofort zeigt eine prozentuale Wasserstandsanzeige, wie viele Belege eines Prozessschritts ebenfalls von dem Indikator betroffen sind, über den zum Modell navigiert wurde. Ein Beispiel verdeutlicht das: Angenommen wir betrachten den bereits erwähnten Indikator „Aktivitäten von Superusern“ und wählen nachfolgend das Profil des pseudonymisierten Nutzers „USER_90“ aus, dann sieht ein Prozessschritt des Prozessmodells inkl. einem Teil der Legende z.B. folgendermaßen aus:
Die Wasserstandsanzeige (56%), sowie die farbigen Balken unterhalb des Prozessschritts beziehen sich jeweils auf Indikatoren. Die farbigen Balken unterhalb des Prozessschritts können individuell in der Legende angepasst werden und es stehen immer nur diejenigen Indikatoren zur Auswahl, die auch in dem gezeigten Modell aufgrund einer Feststellung angezeigt werden können. Die Beschriftung des Prozessschritts (Debitoren Zahlung) leitet sich jeweils aus der Belegart eines Dokuments ab, während die Zahlen an den Pfeilen eines Prozessschritts (200) anzeigen, wie häufig die dargestellte Variante im untersuchten Geschäftsjahr durchlaufen wurde.
Eines der wesentlichen Probleme von Process Mining sind häufig sogenannte Spaghetti Modelle. Diese zeichnen sich durch eine extreme Komplexität aus, sodass sich die Modelle für eine Analyse in aller Regel nicht mehr eignen. Genau in diesem Punkt unterscheidet sich unsere Lösung auch von klassischen Process Mining Tools. Die Grundlage für die Prozessmodelle bildet immer ein initialer Pfad der Prüfungshandlung (z.B. ein Indikator und ein Profil). Auf diese Weise entstehen keine Spaghetti Modelle, die Prüfungshandlung steht klar im Vordergrund und die prozessuale Einordnung im Ablauf wird deutlich. Nur so können Prüfer, Fachabteilungen, Compliance oder das Rechnungswesen sich auf das Wesentliche fokussieren. Denn eines sei an dieser Stelle noch gesagt: der reine Fokus auf Ausreisser oder strukturelle Feststellungen (sehr häufig vorkommende Phänomene) ist nicht zielführend. Es ist unerheblich, ob selten oder sehr häufig vorkommend, kritische Feststellungen liegen ganz oft auch irgendwo dazwischen. Man könnte somit auch sagen: Process Mining 4.0
In dem neuen Release wird zunächst nur die häufigste Variante angezeigt. Eine Variante kann man sich als einen Prozess vorstellen, der z.B. so aussieht:
Über einen Schieberegler oberhalb des zunächst minimiert dargestellten Prozessmodells besteht dann die Möglichkeit weitere Varianten mit in das Modell aufzunehmen, oder andere Varianten zu betrachten:
Über der Auswahl (blaue Balken) finden sich noch ein paar nicht ganz uninteressante Angaben. Wie auch zuvor beschrieben, untersuchen wir die „Aktivitäten von Superusern“ des „USER_90“. Für diese Kombination aus Indikator und Profil wurden insgesamt 14 Varianten vom Financial Process Mining gefunden und rekonstruiert. Mit 200 Sequenzen wird angegeben, wie oft der Prozess im dargestellten Modell insgesamt durchlaufen wurde. Wie hoch die Prozessabdeckung in Relation zu dem kompletten Datensatz ist, findet sich dann ganz rechts (3,37%).
Sobald mehrere Varianten ausgewählt wurden, wird schnell ersichtlich, dass die Prozessmodelle auch in diesem Zusammenhang sehr umfangreich werden können. Mit einem Klick auf die zwei Pfeile in der oberen rechten Ecke der Variantenauswahl vergrößert sich die Prozessmodellansicht und das neue Modell zeigt sich übersichtlich im Vollbildmodus:
Wie immer kommt das Beste zum Schluss
Die Analyse kleiner Buchungskreise (max. 50.000 Belege im Rechnungswesen im Jahr) ist absolut kostenfrei, sodass jeder die neuen Prozessmodelle live und in Farbe erleben kann. Ein Blick lohnt sich auf jeden Fall. Sprechen Sie uns einfach an:
