Letzte Woche haben wir den Ablauf eines Process Mining Projekts skizziert. Selbstverständlich wurde der Ablauf vereinfacht dargestellt, allerdings ist bekanntermaßen nicht alles Gold was glänzt. Aus dem Grund zeigen wir in diesem Artikel was Sie beachten sollten, wenn Sie demnächst ein Process Mining Projekt planen und was Ihnen vorab kein Berater verrät! Also festhalten, denn es wird gnadenlos ehrlich.
Die Mär vom Standardprozess
Bevor ein Projekt so richtig starten kann finden in der Planungsphase wichtige Abgrenzungen statt und es werden viele Fragen gestellt, wie z.B.:
- Welcher Prozess soll Gegenstand der Analyse sein?
- Wie sieht der Prozess im Detail aus?
- Was sind eigentlich aktuelle Herausforderungen, die es zu analysieren gilt?
Allein zur 2. oder 3. Frage wird man vermutlich von 5 unabhängig befragten Personen 10 verschiedene Antworten erhalten, sodass mindestens ein Workshop für die Abgrenzung des Projekts notwendig ist. Kostenpunkt? Das kommt darauf an, wobei interne, als auch externe Ressourcen gebunden werden und in Summe bestimmt schon ein mittlerer vierstelliger Betrag fällig wird.
Für einen Workshop!
Und das Ergebnis?
– Wir analysieren zunächst den Einkaufsprozess und gucken danach wie das Projekt lief.
Doch damit noch nicht genug.
In dem Workshop wird vereinbart neben dem Standardprozess, der zuvor manuell durch Befragungen und weitere Methoden erhoben wird, auch die kritischen Pfade abseits des Standards auszuwerten. In dem Zusammenhang spricht man auch von den Abweichungen zum „Happy Path“, also dem Prozess, den man für den Standard hält.
Doch wissen Sie was?
Es gibt keinen End-to-End Standardprozess in SAP! Wie ich zu der Erkenntnis komme? Weil es bereits vor über 7 Jahren erforscht wurde, oder finden Sie z.B. in dem Bild einen Standardprozess?
Glauben Sie mir immer noch nicht? Dann finden Sie nach dem nächsten Abschnitt eine Möglichkeit mich vom Gegenteil zu überzeugen.
Und woher kommen die Daten?
Das wohl größte Problem, wenn der Projektumfang geklärt ist, ist die Frage nach der Herkunft der Daten, wobei die Frage eigentlich zweigeteilt ist:
- Woher weiß ich welche Daten extrahiert werden müssen?
- Wie komme ich eigentlich an die Daten?
Zu 1. kann ich Ihnen sagen, dass nach unseren Erfahrungen 95% der Unternehmen kein Customizing der Standardtabellen vorgenommen haben und somit immer ein fester Bestandteil an Daten vorhanden ist. Außerdem kann ich kaum noch mitzählen wie oft ich die Aussage gehört habe:
„Das funktioniert bei uns nicht, weil das SAP zu stark customized ist“
Die Antwort ist dann immer die Gleiche:
– Das mag sein, aber die Standardtabellen, wie z.B. BKPF oder BSEG ändert niemand – außer Chuck Norris.
Zur 2. Frage, wie man an die Daten kommt kann ich Sie beruhigen. Ab sofort muss kein Change-Management Prozess für das Einspielen eines ABAP Bausteins im Produktivsystem mehr ausgelöst werden. Dauert solch ein Prozess doch häufiger mal mehrere Wochen, oder sogar Monate, braucht es mit zap Process nur noch einen SAP User mit entsprechenden Leserechten und die Daten für die Prozesse
- Procure-to-Pay,
- Order-to-Cash,
- Fixed Assets,
- Supply Chain Management und
- Accounting
werden extrahiert, mit unserem Process Mining Algorithmus transformiert und anschließend ein Event Log generiert.
Und das Beste daran?
Das funktioniert wie gewohnt auf Knopfdruck. Für kleine Buchungskreise extrahiert und rekonstruiert zap Process sogar kostenfrei alle genannten Prozesse. Als Ergebnis erhalten Sie eine .csv Datei, die Sie in jedes beliebige Process Mining Tool Ihrer Wahl importieren können. Ab Ende der Woche ist zap Process dann auch bei uns im Webshop verfügbar.
Damit haben wir nicht nur die technischen, sondern auch die organisatorischen Vorbereitungsmaßnahmen auf ein Minimum reduziert. Auf diese Weise können Projektlaufzeiten sowie der Kommunikationsaufwand mit den Stakeholdern reduziert und Kosten eingespart werden. Ganz getreu unserem Motto: Mehr Zeit für die wesentlichen Dinge aufwenden.
Müssen Daten eigentlich wie Silberbesteck poliert werden?
Die Frage lässt sich relativ einfach mit „Ja“ beantworten. Im Detail ist die dritte Herausforderung allerdings etwas umfangreicher. Der Prozess verläuft nach dem altbekannten ETL Prozess, der ursprünglich aus der Business Intelligence bekannt ist. Die Abkürzung steht für: E(xtract), T(ransform), L(oad). Das extrahieren der Daten haben wir bereits abgehakt. Unter Transform fällt eine Vielzahl von Aktivitäten. Darunter fallen zum Beispiel die Bereinigung der Daten, oder auch die Pseudonymisierung der personenbezogenen Daten, was seit in Kraft treten der DSGVO vor einem Jahr noch immer ein sehr brisantes und aktuelles Thema darstellt. Nach der Datenbereinigung werden die Daten dann in der Phase „load“ in einem Format gespeichert, sodass sie anschließend weiterverarbeitet werden können. All diese Tätigkeiten werden in der Regel von einem teuren Entwickler in jedem Projekt immer und immer wieder durchgeführt. Dadurch entstehen nicht nur Kosten, sondern wertvolle Zeit geht verloren, ganz zu schweigen von der möglichen Standardisierung, die auf der Strecke bleibt. Mit zap Process haben wir auch diese Tätigkeiten komplett automatisiert.
Das kostspielige Geschäft mit den Lizenzen
Doch selbst wenn die Event Logs nach dem ganzen Aufwand endlich zur Verfügung stehen, ist noch kein Prozess visualisiert. Die eigentliche Prozessanalyse steht also noch am Anfang. Demnach wird ein Werkzeug benötigt, um die Event Logs auch ansprechend darzustellen. Selbst wenn die externen Berater eine Flatrate einer der bekannten Tools vorweisen können, so werden doch horrende Summen für die Lizenzen aufgerufen. Das Problem an den Lizenzen? Es wird oftmals pro User und Prozess lizensiert. Im Gegensatz dazu stehen Ihnen mit zap Process alle Türen offen. Ganz unabhängig von der Anzahl der User oder Prozesse. Sie bekommen alle Prozesse für beliebig viele User und haben endlich die freie Wahl, wenn es um eine preiswerte und zielorientierte Process Mining Lösung geht.
Worüber Bill Gates und Warren Buffett sich schon einig waren
Kennen Sie die Geschichte über das erste Zusammentreffen von Bill Gates und Warren Buffett? Bill Gates wollte erst gar nicht zum gemeinsamen Abendessen gehen, dass Gates Mutter organisiert hatte. Doch sie überredete ihn und alle am Essenstisch wurden nach einem einzigen Wort gefragt, das ihrer Meinung nach in ihrem Leben den größten Einfluss auf ihren Erfolg habe. Beide antworteten unabhängig voneinander mit dem Wort „Focus“.
Genau daran mangelt es aufgrund fehlender präziser Fragestellung in einer Vielzahl von Projekten. Und das Ergebnis? Zu oft haben wir gehört, dass die Stammdatenqualität schlecht ist. Für diese Erkenntnis braucht es kein teures Process Mining Projekt, denn Process Mining ist zunächst erstmal nur ein exploratives Werkzeug mit integrierten Business Intelligence Methoden, das versucht die komplexe Realität darzustellen und im Ergebnis kognitiv schwer zu fassen ist. Daher bedarf es präziser Fragestellungen, die an die Prozesse gestellt werden sollen. Warum ich Ihnen das abschließend auch noch erzähle? Weil wir mit zap Audit in der Version 2.1 26 neue Indikatoren implementiert und 35 bestehende optimiert haben. Damit können wir mit Stolz von uns behaupten, der führende Anbieter für automatisierte SAP Datenanalysen zu sein.
