Vor zwei Wochen habe ich an den digitalen Tagen des Deutschen Instituts für Interne Revision (DIIR) teilgenommen.
Ein spannender Kongress, bei dem es nicht nur Vorträge zu vielen aktuellen Themen gab, sondern trotz des digitalen Rahmens auch die Möglichkeit, sich mit anderen Teilnehmern auszutauschen – dank einer virtuellen Kaffeebar, in der sich Teilnehmer in den Pausen zwischen den Vorträgen treffen konnten.
Beeindruckend, dass diese tolle Gelegenheit zum Austausch auch in Zeiten virtueller Kongresse möglich gemacht werden kann. Als ich die virtuelle Kaffeebar jedoch betrat, gab es außer mir gefühlt nur zwei, drei andere Teilnehmer.
Erst einmal kein Problem, denn auch in dieser reduzierten Konstellation ließen sich interessante Gespräche führen.
Was mich bei über 200 Teilnehmern jedoch wunderte:
Wo war der Rest?
Als ich dann am zweiten und letzten Tag des Kongresses meinen Vortrag hielt, erwähnte ich vor den Zuschauern, wie gelungen ich die Einrichtung dieser virtuellen Kaffeebar fand.
Die Reaktionen in der Kommentarspalte meiner Präsentation überraschten mich:
Mehrere Teilnehmer berichteten, sie hätten die Kaffeebar aufgrund technischer Schwierigkeiten nicht betreten können.
Als Gründe wurden unter anderem die Sicherheitseinstellungen inklusive Firewall und die Inkompatibilität mit dem Browser genannt.
Ein Trugschluss: Wer schweigt, kann nichts falsch machen.
Was mich wunderte, waren jedoch nicht so sehr die technischen Schwierigkeiten – schließlich sind wir alle eher Anfänger, wenn es um virtuelle Kongresse geht.
Mich hat überrascht, dass niemand der Teilnehmenden diese technischen Fehler schon früher angesprochen hatte – schließlich waren wir bereits am letzten Tag des DIIR-Kongresses angelangt.
Mein Eindruck:
Hier wurde eine tolle Möglichkeit, sich auszutauschen und zu networken verschenkt.
Gleichzeitig ist dieses Phänomen, „nichts zu sagen“ nicht ungewöhnlich.
Im Gegenteil:
Im Rahmen der Digitalisierung kommt es immer wieder zu Fehlern – die Frage ist, wie damit umgegangen wird!
So bekomme ich im Umgang mit anderen Revisoren, die in Unternehmen arbeiten, immer wieder mit, dass beim Thema „Fehlermanagement“ noch einiges an Nachholbedarf besteht.
Zu groß ist die Angst davor, durch das Zugeben eigener Fehler Ärger mit den Vorgesetzten zu bekommen – dabei ist das Eingestehen von Fehlern essentiell dafür, Prozesse erfolgreich zu verändern.
Aber auch das Ansprechen von Problemen im Allgemeinen wird vielen Revisoren schwer gemacht.
Denn leider ist es auch heute in vielen Unternehmenskulturen noch so, dass der Überbringer schlechter Nachrichten geteert wird.
Wer zu schnell digitalisiert, erhöht die Fehlergefahr.
Dabei birgt die Digitalisierung einiges an Fehlerpotenzial!
Denn in den letzten Jahren hat sich wahnsinnig viel verändert!
Die Welt – und ihre Daten – sind heute immer enger miteinander vernetzt. Klar, dass es bei dieser schnellen Entwicklung auch zu Fehlern kommt.
Und genau darüber habe ich auch in meinem Vortrag bei den digitalen DIIR-Tagen gesprochen.
Der Titel meiner Präsentation: Audit Digitization Fuck-ups.
So habe ich im Laufe der Jahre eine Reihe von Fehlern beobachtet, die in Unternehmen immer wieder auftauchen.
Einer davon ist zum Beispiel die Ungeduld: Unternehmen möchten häufig zu schnell zu viel erreichen.
Doch die Folgen überstürzter Digitalisierung sind vielfältig:
Möchte ein Unternehmen nicht nur einen Prozess digitalisieren, sondern gleich vier auf einmal und soll all dies auch noch besonders schnell passieren, dann kommt es häufig zu inhaltlichen Fehlern:
Eine Software erfasst zum Beispiel Abläufe nicht korrekt oder ruft Daten falsch ab.
Solche Fehler sind in einer Testphase nicht ungewöhnlich.
Wenn sie jedoch darüber hinaus aufgrund des Zeitdrucks unentdeckt bleiben, können sie schnell teuer werden.
Wichtig: Bei der Digitalisierung nicht die Mitarbeiter vergessen.
Aber nicht nur die Software ist schnell überfordert – auch Mitarbeiter.
Denn die werden von den Treibern der Digitalisierung häufig nicht abgeholt.
Das führt einerseits dazu, dass Mitarbeiter nicht verstehen, welche Vorteile die Digitalisierung einzelner Abläufe hat.
Andererseits reicht ein halbstündiger Crash-Kurs in der Softwarebedienung meist nicht aus, um ein Programm vollständig zu durchdringen.
Die Folgen sind einerseits Bedienungsfehler, die nicht – wie geplant –Zeit und Kosten sparen, sondern verursachen.
Andererseits sinkt bei vielen Mitarbeitern die Motivation, bei der Unternehmensdigitalisierung mitzuwirken.
Doch die überstürzte Digitalisierung ist nur einer von vielen Fehlern, die ich in meiner Präsentation angesprochen habe – alle Punkte hier zu wiederholen, würde wohl den Rahmen eines Blogartikels sprengen.
Was mir jedoch auffiel:
Bei den Fragen im Anschluss an meinen Vortrag schien ein besonderes Interesse am Umgang mit Fehlern zu bestehen – möglicherweise angestoßen durch die Diskussion um die Kaffeebar.
So lauteten zwei der gestellten Fragen:
- Frage: „Haben Sie schon erlebt, dass eine Revision ihre eigenen Fehler im Unternehmen kommuniziert hat? Was ist passiert?
Meine Antwort: „Ja, das habe ich erlebt.
Allerdings wurden diese Fehler in den meisten Fällen nur innerhalb des Revisionsteams angesprochen.
Einmal jedoch wurde ich Zeuge, als die Revision einen Fehler auch gegenüber dem Unternehmen offen kommuniziert hat.
Leider war das Umfeld jedoch nicht darauf vorbereitet, so dass diese Chance nicht genutzt werden konnte.“
- Frage: „Finden Sie, dass eine Revision im Unternehmen offen mit ihren eigenen Fehlern umgehen sollte?“
Meine Antwort:
„Ja! Im eigenen Team sollte das ein absolutes Must sein. Im gesamten Unternehmen hingegen sollten Fehler nur offen kommuniziert werden, wenn die Unternehmenskultur bereits entsprechend etabliert und gelebt wird.
Wenn nicht, gehört das m.E. auf das Prüfprogramm.“
Was bedeutet Fehlermanagement für uns Revisoren?
Nach den digitalen DIIR-Tagen ging mir das Thema „Fehlermanagement“ nicht mehr aus dem Kopf.
Ich habe mich gefragt:
Können wir als Revisoren uns eigentlich erlauben, Fehler nicht offen zu kommunizieren?
Ist genau dies nicht ein ganz wichtiger Teil unserer Arbeit?
Und wie kann es uns gelingen, in Zukunft in diesem Bereich besser zu werden.
Daher habe ich mich entschlossen, in den nächsten Wochen eine kleine Artikelgruppe zu genau diesem Thema zu verfassen.
Aber natürlich interessiert mich auch hier Ihre Meinung:
Ich freue mich über Ihre Kommentare und Anekdoten zu diesem Thema –
gerne auch in anonymer Form an alexander.ruehle@staging.zapliance.com.
Lassen Sie uns versuchen, gemeinsam aus unseren Fehlern lernen!
