Die neue Version von zap Audit befindet sich in der Beta Phase und wir haben viel Zeit investiert, bei Gesprächen mit Kunden genau hingehört und den ein oder anderen an uns herangetragenen Wunsch umgesetzt. Das ist natürlich alles vor dem Hintergrund geschehen, die Arbeit mit zap Audit noch effizienter und einfacher zu gestalten, False Positives weiter zu reduzieren, oder Ihnen die Möglichkeit zu geben die Ergebnismengen nach z.B. Belegart, Konto, Debitor, Kreditor, und vieles mehr zu filtern. In diesem Blog Post gehen wir zunächst auf die Neuerungen im Bereich der Indikatoren ein, bevor in der kommenden Zeit nach und nach die neuen Features vorgestellt werden.
Prozesse der Indikatoren
Der versierte Leser wird die verschiedenen Prozesse bereits kennen und kann direkt zum nächsten Abschnitt springen. Für alle anderen gibt es eine kurze Erklärung.
Jeder Indikator, den wir an den Datenbestand aus SAP stellen, ist genau einem Prozess zugehörig. Wir unterscheiden in den Prozessen vier verschiedene Ausprägungen:
- Einkauf
- Verkauf
- Anlage- und Vorratsvermögen
- prozessübergreifend
Einkauf, Verkauf, sowie Anlage- und Vorratsvermögen wird den meisten Lesern wahrscheinlich bekannt vorkommen. Trotzdem nochmal ein paar klassische Beispiele aus den drei genannten Prozessen:
- Einkauf (Doppelzahlungen / doppelt bezahlte Rechnungen)
- Verkauf (Fehlende Umsatzsteuer-ID innerhalb der EU)
- Anlage- und Vorratsvermögen (Anlage mit fehlender planmäßiger Abschreibung, Anlage ohne Anschaffungskosten)
Etwas anders ist hingegen der Bereich „prozessübergreifend“. Dieser entstand aus der Überlegung, dass es durchaus Indikatoren gibt, die keinem der genannten drei Prozesse eindeutig zugeordnet werden können. Die allseits bekannten „Funktionstrennungskonflikte“ (auch als (S)egregation (o)f (D)uty bekannt) oder „Aktivitäten von Superusern“ sind zum Beispiel einer der Klassiker. Wenn man einmal 2 Minuten darüber nachdenkt warum das so ist, dann wird einem schnell klar, dass es Funktionstrennungen sowohl im Einkauf, Verkauf, wie auch Anlage-und Vorratsvermögen geben kann und damit nicht eindeutig einem der drei Bereiche zugeordnet werden kann. Aus diesem Grund haben wir den Prozess „prozessübergreifend“ eingeführt. Soweit zu den verschiedenen Prozessen.
Die Neuheiten im Bereich der Indikatoren
Im Bereich der Indikatoren haben sich neben Verbesserungen einer Vielzahl von bestehenden Indikatoren auch viele neue Fragestellungen aufgetan. Diese werden im nachfolgenden kurz mit einem beispielhaften Risiko vorgestellt. Eine Übersicht mit den neuen Indikatoren in zap Audit, sowie einem beispielhaften Risiko und einer näheren Beschreibung können Sie wie immer kostenfrei unter folgendem Link runterladen:
Beachten Sie, dass es sich bei der nachfolgenden Auflistung lediglich um die neuen Indikatoren in zap Audit handelt. Alle Verbesserungen aufzuzählen würde den Rahmen eines einzigen Blog Posts sprengen.
Steuern, Stammdaten, Bankkonten und vieles mehr im Einkauf
| Indikator | Risiko |
|---|---|
| Umsatzsteuer-ID in Kreditorenstammdaten und Rechnungsbeleg stimmt nicht überein | Es besteht das Risiko schlecht gepflegter Stammdaten betreffend die Umsatzsteuer und somit ein erhöhtes Fehlerpotenzial für Steuererklärungen. |
| Versicherungssteuer als Vorsteuer | Es besteht das Risiko, dass Versicherungssteuer als Vorsteuer gezogen wurde. Dies wäre nicht zulässig. |
| Verfrühter Vorsteuerabzug | Es könnte sein, dass Vorsteuer im falschen Zeitraum geltend gemacht wird, da der Beleg in ein zukünftiges Jahr gehört. |
| Mögliche Doppelzahlung spezialisiert auf eingehende CPD Rechnungen | Es besteht das Risiko von Doppelzahlungen und unnötigem Liquiditätsabfluss. |
| Auszahlung an unterschiedliches Bankkonto | Es besteht das Risiko, dass Zahlungsempfänger nicht ordnungsgemäß adressiert sind. |
| Kreditorische CPD Überweisungen an dasselbe Bankkonto mit scheinbar unterschiedlichen Zahlungsempfängern | Es besteht das Risiko, dass die verwendeten Bankkonten bei einigen CPD Zahlungen falsch sind oder falsche Zahlungsempfänger erfasst wurden. |
| Lieferanten bezahlt über ein Bankkonto, welches nicht in den Stammdaten ist | Es besteht das Risiko, dass Bankstammdaten nicht vollständig gepflegt wurden. |
| Verschiedene Lieferanten über dasselbe Bankkonto bezahlt | Es besteht das Risiko schlecht gepflegter Kreditorenstammdaten insb. bzgl. des Bankkontenstamms der Kreditoren. |
| Lieferant über verschiedene bekannte und unbekannte Bankkonten bezahlt | Der Indikator untersucht Zahlungen an Kreditoren, wobei bei demselben Kreditor einige verwendete Bankverbindungen in den Bankstammdaten gefunden werden konnten, jedoch andere nicht. Es besteht das Risiko, dass Kontoverbindungen für Überweisungen verwendet wurden, die dafür nicht vorgesehen waren. |
| Bestellung ohne Ausschreibung | Es besteht das Risiko, dass bei Beschaffungsvorgängen Ausschreibungen unterblieben sind. |
Vielschichtige Fallstricke im Verkauf
| Indikator | Risiko |
|---|---|
| Rechnungen an ausländische Kunden ohne Ausgleich während Geschäftsjahr | Es besteht das Risiko fiktiver Umsätze. |
| Umsatzsteuer-ID in Debitorenstammdaten und Rechnungsbeleg stimmt nicht überein | Es besteht das Risiko schlecht gepflegter Stammdaten betreffend die Umsatzsteuer und somit ein erhöhtes Fehlerpotenzial für Steuererklärungen. |
| Debitorische Buchungen mit unplausiblem Abstimmkonto | Es besteht das Risiko eines Falschausweises in der Bilanz, wenn Debitoren einem falschen Abstimmkonto zugeordnet sind. |
Neuerungen im Anlage- und Vorratsvermögen
| Indikator | Risiko |
|---|---|
| Anlage ohne Inventarnummer | Es besteht das Risiko nichtexistierender Anlagen oder nicht auffindbarer Anlagen. |
| Ungewöhnliche Nutzungsdauer | Es besteht das Risiko falscher Abschreibungen. |
Prozessübergreifende Indikatoren im Zeitenwandel
| Indikator | Risiko |
|---|---|
| Belege mit langem Zeitraum zwischen Erfassungsdatum und Belegdatum | Es besteht das Risiko, dass Geschäftsvorfälle nicht zeitnah erfasst werden. |
| Buchungen in anderen Geschäftsjahren | Es besteht das Risiko, dass Geschäftsvorfälle in das falsche Geschäftsjahr gebucht wurden. |
| Erfassungsdatum vor Belegdatum | Es besteht das Risiko, dass es Eingabefehler beim Belegdatum gab oder Belege erfunden wurden, da der Beleg nicht vor seinem Belegdatum erfasst werden kann. |
| Gutschrift mit unterschiedlichem Steuerkennzeichen | Es besteht das Risiko nicht korrekter Umsatzsteuervoranmeldungen, da Rechnungen und dazugehörige Gutschriften sich bezüglich der Umsatzsteuerbehandlung unterscheiden. |
