Umsatzsteuerliche Themen sind vertrackt und häufig auch unbeliebt bei Prüfern – es sei denn sie kommen vom Finanzamt. Besser also, man kennt die Fallstricke. Umsatzsteuerliche Gutschriften sind Rechnungsbelege, die man als Firma selbst ausstellt und eine eingehende Leistung abrechnen. Gewissermaßen schreibt man sich eine kreditorische Rechnung selbst und schickt sie seinem Lieferanten – der Lieferant selbst fertigt seine Rechnung dann nicht selbst aus. Wir erklären, wann sowas vorkommt und welche Probleme sich daraus ergeben können. Natürlich geben wir auch hier wieder Hinweise, wie sie die Probleme in ihren SAP Daten finden.
Wer benutzt umsatzsteuerliche Gutschriften?
Umsatzsteuerliche Gutschriften sind letztlich ein Prozessthema. Sobald es prozessual für den Leistungsempfänger sehr aufwendig wird die Rechnungen eines Lieferanten zu bearbeiten, dann macht es Sinn, dass der Leistungsempfänger die Rechnung als Gutschrift erstellt. Das Aufwendige im Prozess ist die regelmäßige Rechnungsprüfung und ein etwaig umfangreicher Abstimmungsprozess mit dem Lieferanten, weil die Richtigkeit der Rechnung schwierig zu beurteilen ist. Hier ein paar spezifische Situationen, wann mit umsatzsteuerlichen Gutschriften gearbeitet wird:
- Energiekonzerne: Energiekonzerne haben Heerscharen von Stromlieferanten. Darunter tausende Privatpersonen, die Solarzellen auf dem Dach haben und Strom in das Stromnetz einspeisen. Sie alle erhalten für den eingespeisten Strom Geld und müssen mit einem Energiekonzern abrechnen. Da ihnen häufig die Sachkenntnis für die Rechnungsstellung fehlt, übernimmt der Energiekonzern die Rechnungsstellung in Form einer umsatzsteuerlichen Gutschrift. Der Energiekonzern schreibt sich also eine kreditorische Rechnung gewissermaßen selbst, schickt diese nachrichtlich an den Stromlieferanten und überweist ihm das Geld.
- Automobilzulieferer: In den Branchen, in denen eine sehr große und technische Integration der Supply-Chain vorherrscht und die Machtverhältnisse sehr einseitig sind, steuert der Leistungsempfänger den Einkaufsprozess häufig einseitig, schreibt sich also die kreditorischen Rechnungen selbst. Auf diese Weise wird der Prüfungsprozess von Rechnungen zum Lieferanten ausgelagert.
- Hohe Einkaufsvolumen: Überall dort, wo ein hohes Aufkommen an Einkaufsvorgängen mit vielen Lieferanten vorkommt, kann die umsatzsteuerliche Gutschrift auch noch relevant sein, also z.B. in der Handelsbranche.
Was gilt es bei umsatzsteuerlichen Gutschriften zu beachten?
Jetzt müssen wir einmal in das Gesetz abtauchen, um die Besonderheiten der umsatzsteuerlichen Gutschrift zu verstehen. Zunächst mal ist festzuhalten, dass die Ausfertigung der Rechnung durch den Leistungsempfänger zulässig ist (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG):
„Unbeschadet der Verpflichtungen nach Satz 1 Nr. 1 und 2 Satz 2 kann eine Rechnung von einem in Satz 1 Nr. 2 bezeichneten Leistungsempfänger für eine Lieferung oder sonstige Leistung des Unternehmers ausgestellt werden, sofern dies vorher vereinbart wurde (Gutschrift). Die Gutschrift verliert die Wirkung einer Rechnung, sobald der Empfänger der Gutschrift dem ihm übermittelten Dokument widerspricht. Eine Rechnung kann im Namen und für Rechnung des Unternehmers oder eines in Satz 1 Nr. 2 bezeichneten Leistungsempfängers von einem Dritten ausgestellt werden.“
Im Rahmen der Erstellung eines ordnungsmäßigen Abrechnungsbelegs sagt nun § 14 Abs. 3 Nr. 10:
„(4) Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
[…]
10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe ‘Gutschrift‘.“
Also, immer schön „Gutschrift“ auf die Rechnung drucken. Wer die formalen Anforderungen an Rechnungsbelege nicht erfüllt, muss bei Betriebsprüfungen mit Problemen rechnen. Im Zweifel gibt es Probleme beim Vorsteuerabzug eines Beteiligten – das kostet Kraft und Nerven.
Ansonsten gelten die gleichen formellen Anforderungen, wie für normale Rechnungen.
Aber Vorsicht, gerade hier können Tücken lauern! Denn: Der Leistende muss auf seine Rechnung seine Steuernummer schreiben, sonst liegt keine ordnungsmäßige Rechnung vor. Wenn nun der Leistungsempfänger seine Eingangsrechnung selbst ausfertigt, muss er die Steuernummer oder USt-ID seines Lieferanten kennen. Wenn der Lieferant seine Rechnung selbst schreibt – wie normalerweise üblich – schreibt er natürlich seine Steuernummer auch selber rauf. Bei umsatzsteuerlichen Gutschriften gelten also aus prozessualer Sicht auch erhöhte Anforderungen an das Management von Kreditorenstammdaten. Umso ärgerlicher ist es, wenn das falsch läuft und umsatzsteuerliche Gutschriften automatisch tausendfach erstellt wurden!
Wie untersucht man seine umsatzsteuerlichen Gutschriften in den SAP Daten?
Greifen wir an dieser Stelle das Thema auf, dass man bei umsatzsteuerlichen Gutschriften die Steuernummer oder die USt-ID seiner Lieferanten kennen muss.
Zunächst wäre interessant herauszufinden, welche Belege mit dem Verfahren der umsatzsteuerlichen Gutschrift ausgefertigt wurden. Für die automatische Abrechnung eingehender Leistungen gibt es in SAP die folgenden beiden Transaktionen:
MRRL und MRRS – Automatische WE-Abrechnung
Diese können mit SQL in SAP sehr schnell und einfach identifiziert werden. Nutzen Sie dafür die Transaktion „DBACOCKPIT“ und navigieren anschließend in dem Menü auf der linken Seite über „Diagnose“ zum SQL-Editor und verwenden das folgende SQL-Query:
SELECT * FROM BKPF WHERE TCODE IN ('MRRL','MRRS')
Jetzt erweitern wir das Query und prüfen, ob es umsatzsteuerliche Gutschriften gibt, bei denen im Beleg weder eine USt-ID noch eine Steuernummer des Lieferanten in den Stammdaten des Lieferanten zu finden ist:
Zunächst erfolgt eine Auswahl der Felder, die für diese Analyse von Interesse sind. Darunter der Mandant, der Buchungskreis, das Geschäftsjahr, die Belegnummer, der Lieferant und der entsprechende Betrag:
SELECT BSEG.MANDT, BSEG.BUKRS, BSEG.GJAHR, BSEG.BELNR, BSEG.LIFNR, BSEG.DMBTR FROM BKPF
Wie bereits im „Select“ Teil des Queries ersichtlich, kommen alle Informationen aus dem Belegsegment (BSEG). Allerdings finden sich die erwähnten Transaktionscodes in den Belegköpfen (BKPF), weshalb zunächst ein klassischer Join der beiden Tabellen durchgeführt wird:
JOIN BSEG ON (BSEG.MANDT=BKPF.MANDT AND BSEG.BUKRS=BKPF.BUKRS AND BSEG.GJAHR=BKPF.GJAHR AND BSEG.BELNR=BKPF.BELNR)
Die notwendigen Informationen über eine USt.-ID oder Steuernummer finden sich in den Lieferantenstammdaten der SAP-Tabelle „LFA1“. Daher benötigen wir einen weiteren Join auf die LFA1:
LEFT JOIN LFA1 ON (BSEG.MANDT=LFA1.MANDT AND BSEG.LIFNR=LFA1.LIFNR)
Nachdem wir die notwendigen Tabellen und Daten ausgemacht haben, geht es daran die Ergebnismenge zu filtern. Zunächst auf die bereits erwähnten Transaktionscodes:
WHERE BKPF.TCODE IN ('MRRL','MRRS')
dann auf die Kontoart des Kreditors (KOART=’K‘), das Soll-/Haben-Kennzeichen, weil es eine Verbindlichkeit im Haben ist (SHKZG=’H‘) und zusätzlich keine Zahlung sein darf:
AND BSEG.KOART='K' AND BSEG.SHKZG='H' AND BSEG.XZAHL = ''
Weiterhin muss es mindestens eine Buchungsposition mit Vorsteuer geben:
AND EXISTS (SELECT B2.BUZEI FROM BSEG B2 WHERE BKPF.MANDT=B2.MANDT AND BKPF.BUKRS=B2.BUKRS AND BKPF.GJAHR=B2.GJAHR AND BKPF.BELNR=B2.BELNR AND B2.SHKZG='S' AND B2.MWART='V')
und weder eine USt.-ID noch eine Steuernummer können im Beleg oder den Kreditorenstammdaten gefunden werden:
AND BSEG.STCEG='' AND LFA1.STCEG='' AND LFA1.STENR='' AND LFA1.STCD1='' AND LFA1.STCD2='' AND LFA1.STCD3='' AND LFA1.STCD4=''
Wenn Sie keine Ergebnismenge bekommen, dann sind Sie zumindest im Rahmen der geschilderten Kriterien „sauber”.
Aber bedenken Sie: es entscheidet nur, was hinten herauskommt. Wenn Sie also umsatzsteuerliche Gutschriften erstellen, nehmen Sie die fertigen Gutschriftsbelege in Augenschein und prüfen Sie, ob alle steuerlichen Merkmale korrekt draufstehen.
Zu kompliziert?
Wenn Sie von den geschilderten Problemen betroffen sind, schreiben Sie uns!
