Melden macht frei … aber nicht ohne Umsatzsteuer-ID Ihrer Kunden

Umsatzsteuer ist ein durchlaufender Posten – wird immer gesagt. Personen, die so etwas betonen, wollen damit Folgendes zum Ausdruck bringen: Die Umsatzsteuer hat keinen Einfluss auf Aufwand oder Ertrag der Firma und ist somit „neutral“ – …

…das ist soweit korrekt.

Aber nur … wenn man es richtig macht! Behandelt man die Umsatzsteuer falsch oder ist man lediglich nicht in der Lage gewisse Dokumentation gegenüber der Finanzbehörde vorzuweisen, bleibt man möglicherweise auf Umsatzsteuerbeträgen sitzen – und das geht dann zu Lasten des Gewinns – dann läuft leider nichts mehr durch die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), sondern definitiv in die GuV.

Ein Beispiel für Rechnungen ohne Umsatzsteuer (USt) gefällig?

M betreibt ein Fotogeschäft in Saarbrücken. Ein Franzose betritt das Geschäft und sucht sich eine teure Digitalkamera aus. An der Kasse schildert der Franzose, er sei in Frankreich Unternehmer und er will die Kamera für sein Geschäft in Frankreich erwerben. Er bittet M, die Rechnung ohne Umsatzsteuer auszustellen, weil die Lieferung der Kamera in diesem Fall in Deutschland steuerfrei sei. M erinnert sich dunkel, dass das wohl korrekt ist, lässt sich von dem Franzosen seinen Personalausweis zeigen, um sicher zu gehen, dass er auch wirklich Franzose ist und verkauft ihm die Kamera ohne Umsatzsteuer und stellt eine entsprechende Rechnung aus. Der Franzose nimmt die Kamera mit nach Frankreich und nutzt diese tatsächlich für seine Firma.

Hat M richtigerweise ohne Umsatzsteuer verkauft?

Ja.

Welche juristischen Grundlagen bestehen für den Verkauf ohne USt?

Ok, das ging etwas schnell. Machen wir den Fall mit korrekter Juristerei „dingfest“.

• Bei dem Verkauf der Kamera handelt es sich nach § 3 Abs. 1 UStG um eine Lieferung, denn M verschafft dem Franzosen die Verfügungsmacht an einem Gegenstand.
• Der Ort der Lieferung ist nach § 3 Abs. 6 UStG Deutschland, weil die Beförderung der Kamera in Saarbrücken (=Deutschland, so zumindest die Mehrheitsmeinung) beginnt.
• Weil der Ort der Lieferung in Deutschland ist, ist die Lieferung auch in Deutschland steuerbar (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG).
• Im Moment sieht es wirklich schlecht aus für M, aber zum Glück findet sich in § 6a Abs. 1 UStG die Information, dass es sich um eine innergemeinschaftliche Lieferung handelt, weil der Franzose Unternehmer ist und die Kamera für sein Unternehmen mit nach Frankreich nimmt.
• Zuletzt sagt § 4 Nr. 1b UStG, dass innergemeinschaftliche Lieferungen steuerfrei sind.

M hat also tatsächlich materiell richtig gehandelt, Glück gehabt!

Aber leider muss er auch belegen können, dass die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind bzw. waren. Dazu gehört auch:

M muss prüfen, ob der Franzose ein Unternehmer ist.

Er prüft das mit Hilfe der Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-ID). Und die hat er überhaupt nicht dokumentiert.

M kann also formell nicht nachweisen, dass die Lieferung materiell steuerbefreit ist.

Was passiert?

Bei einer Betriebsprüfung verlangt das Finanzamt nachträglich Umsatzsteuern von M. Er muss also aus seinem fakturierten Nettobetrag den Umsatzsteueranteil rausrechnen. Das war dann ein schlechtes Geschäft!

Und noch was:

Die in solchen Fällen verpflichtende sog. zusammenfassende Meldung nach § 18a UStG ist dann wohl auch falsch!

Die Moral der Geschichte:

Am besten von jedem Firmenkunden die Umsatzsteuer-ID mit im Kundenstammsatz erfassen. Warum, dürfte nun klar sein!

Wofür braucht man die USt-ID in Kundenstammdaten?

Man braucht die Umsatzsteuer-ID z.B. für:

• Nachweiszwecke bei steuerfreien Lieferungen oder sonstigen Leistungen an Unternehmen in anderen EU Mitgliedsstaaten.
• Für die zusammenfassende Meldung an das Finanzamt.

Wie verhindert man, dass die USt-ID fehlt?

In Ihrem Unternehmen sollte es Richtlinien für die Erfassung von Stammdaten geben (Masterdata Governance).

Technisch wäre es denkbar, die USt-ID in SAP als Pflichtfeld für Firmenkunden festzulegen.

Wie erkennt man Kunden ohne USt-ID?

In SAP steht die Umsatzsteuer-ID im Stammsatz des Kunden. Es gibt für jeden Kunden einen allgemeinen Stammsatz und einen erweiternden Stammsatz pro Buchungskreis im SAP System. Die Umsatzsteuer-ID befindet sich im allgemeinen Teil des Kundenstammsatzes.

Mit einem einfachen Datenfilter auf leere Umsatzsteuer-IDs kann man entsprechende Kunden ermitteln.

Wie erhält man Daten für eine Analyse von Kundenstammsätzen ohne USt-ID?

Wenn Sie in Ihrem SAP Kundenstammdaten ohne USt-ID analysieren wollen, benötigen Sie die dafür notwendigen Datenstrukturen und Daten aus ihrem SAP System. Mit Hilfe unserer Software zap Audit werden die Daten aus Ihrem SAP System automatisch heruntergeladen.

Wie analysiert man konkret fehlende USt-IDs im Kundenstamm in SAP?

Ich habe für Sie eine SAP Schritt-für-Schritt Anleitung mit SQL-Abfragen angefertigt. Wenn Sie eine solche Analyse mit den dazugehörigen SQL Statements kennenlernen wollen, dann können Sie die Anleitung hier kostenlos herunterladen:

Die Ergebnisse einer solchen Analyse sehen dann folgendermaßen aus:

Sie haben Fragen oder Anregungen zu dem Thema fehlender Umsatzsteuer-IDs in SAP? Dann hinterlassen Sie gerne ein Kommentar!