Die Fragestellungen für die Analyse der Mitarbeiter mit intensiver CPD Nutzung können vielfältig sein. Ziel dieses Blog Posts ist es nicht Mitarbeiter an den Pranger zu stellen, sondern zu prüfen, ob sich an Compliance Richtlinien gehalten wird und wie intensiv ein Mitarbeiter CPD nutzt. Es liegt dann an Ihnen das Gespräch mit den entsprechenden Abteilungen zu suchen und Folgemaßnahmen zu definieren.
Teil 4 der Serie: „CPD Belege“
1. Conto pro Diverse – Der Schnellcheck fürs Rechnungswesen
2. Wie Sie in drei Schritten CPD Rechnungen in SAP ausfindig machen
3. Ein schonungsloser Blick hinter die Kulissen: Wie Sie CPD Belege in SAP analysieren
4. Haben Sie Conto pro Diverse Intensivnutzer?
Grundlage der Prüfung von CPD Konten
Prüfen Sie zunächst, ob Compliance Richtlinien für die Verwendung von CPD Konten bestehen. Sollte das nicht der Fall sein, ist die Prozessschwäche systemimmanent und sollte in einem eigenen Projekt / Workshop adressiert werden. Allerdings besteht auch die Möglichkeit, dass Richtlinien bestehen, aber die Kontrollen für die Nutzung von CPD Konten nicht ausreichend definiert sind. Was Sie in diesem Fall unternehmen können zeige ich Ihnen in diesem Blog.
Nutzung von CPD Konten – ein Szenario
Die Nutzung von CPD Konten kann auch ein strukturelles Problem sein, wenn z.B. im Rahmen einer Reorganisation Stellen abgebaut wurden und die verbleibenden Mitarbeiter lediglich das Routinegeschäft abwickeln können, die saisonalen Spitzen allerdings intern über Mitarbeiter anderer Unternehmensbereiche abgedeckt werden. Unzureichende Schulungen und überfällige Zahlungen führen dazu, dass CPD Konten verwendet werden, um schnellstmöglich zu handeln.
Die Prüfung von CPD Konten
Nachdem wir im zweiten Teil dieser Serie herausfinden konnten, welche CPD Konten überhaupt genutzt werden, können wir auf dieser Grundlage weiterarbeiten. Sollten Sie den Teil verpasst haben, gelangen Sie hier direkt zum Download der Anleitung mit allen Schritten:
Außerdem verwenden wir erneut den Report des letzten Posts. Die SAP Transaktionen des Einzelpostenjournals:
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Schritt 1: Daten der CPD Konten
Da wir die kreditorischen CPD Konten bereits ausfindig gemacht haben, können wir im oberen Bereich der Maske den Buchungskreis, sowie das Geschäftsjahr eingeben und im Bereich „Weitere Abgrenzungen“ alle Haken entfernen, bis auf „Kreditorenteil“ und geben nacheinander die kreditorischen CPD Konten an.
Nach dem Ausführen über die Uhr („online“) oder drücken der F8-Taste erhalten wir den Bericht. Diesen exportieren wir über die Funktion „Tabellenkalkulation“ oder die Kombination STRG+UMSCH+F7.
Schritt 2: PivotTable in Excel erstellen
Den generierten Bericht öffnen wir und erstellen über den Reiter „Einfügen“ und die Schaltfläche „PivotTable“ eine Pivot Tabelle in einem neuen Arbeitsblatt. Für die Spalten wählen wir die Belegnummern, den Namen des Benutzers für die Zeilen und den „Soll-/Haben-Betrag“ als Werte. Damit wir nicht jeden Wert einzeln betrachten müssen, können wir uns alle Werte, die sich über der definierten Richtlinie befinden, farblich markieren. In Excel wählen wir dafür über den Reiter „Start“ die Schaltfläche „Bedingte Formatierung – Obere / untere Regeln – Weitere Regeln…“ aus. In dem neuen Fenster wählen wir zunächst „Regel anwenden auf: Alle Zellen mit „Summe von Soll-/Haben-Betrag“ Werten“. Danach klicken wir auf: „Nur Zellen formatieren, die enthalten“, um den Regeltyp festzulegen. Für die Regelbeschreibung ganz einfach Zellwert „größer oder gleich“ auswählen und die festgelegte Grenze der Compliance Richtlinie als Wert angeben. Abschließend noch die Formatierung wählen (z.B. Ausfüllen – Farbe anwählen – Ok) und schon sind alle Werte über der Compliance Richtlinie farblich markiert und beschreiben die Überschreitung der Compliance Richtlinie. Es obliegt jetzt Ihrem Professional Judgement die Überschreitungen näher zu untersuchen. Unter Umständen wurden CPD Transaktionen auch genehmigt und somit autorisiert ausgeführt.
Ein Ausschnitt, bei einem Grenzwert von 6000€, der Tabelle kann folgendermaßen aussehen:
Die Transaktion auf dem CPD Konto mit der Belegnummer „2000000257“ erscheint mir aufgrund der Höhe auffällig, sodass ich eine gründliche Prüfung vornehme.
Schritt 3:Die Häufigkeiten der Nutzung von CPD Konten prüfen
Um die Häufigkeiten der Nutzung von CPD Konten für Transaktionen zu untersuchen, müssen lediglich die Belegnummern von dem Bereich „Spalten“ in den Bereich „Werte“ verschoben werden. Zusätzlich entfernen wir die Beträge des Solls / Haben. So erhalten wir eine übersichtliche Tabelle über die Häufigkeiten der Nutzung von CPD Konten für die entsprechenden Mitarbeiter. An dieser Stelle konnte ich für meinen Datensatz keine Unregelmäßigkeiten oder besonderen Werte feststellen, wie die folgende Tabelle zeigt:
Die reinen Häufigkeiten sind nicht zwangsläufig aussagekräftig, aber in einem nächsten Schritt könnten wir jetzt untersuchen, ob es tatsächlich Einmalzahlungen im Sinne der CPD Konten waren, oder vermehrt Rechnungen an den gleichen Kreditoren getätigt wurden.
In zap Audit haben wir eine deutlich optimierte Analyse von CPD Belegen bereits integriert, sodass Sie keine Belegarten, oder Buchungsdaten mehr selber nachgucken müssen. Außerdem ist unsere Analyse noch ausgereifter, mit Business Intelligence Methoden versehen und wird fortlaufend verbessert. Lassen Sie zap Audit daher alles automatisieren, dass sich automatisieren lässt und nutzen Sie Ihre wertvolle Zeit, um das zu auditieren, was wirklich auditiert werden muss.
Sie haben Fragen / Anregungen / weitere Ideen, oder auch schon mal CPD Konten analysiert? Dann lassen Sie es uns hier wissen.
