Es ist nicht immer leicht für die Revision, Ihren Wertbeitrag für das Unternehmen aufzuzeigen und zu kommunizieren. Häufig wird die Revision schlicht als regulatorische Notwendigkeit betrachtet. Natürlich ist es einfacher, wenn durch die Erkenntnisse der Revision bares Geld gespart wird. Deshalb widme ich diese vierteilige Serie dem diesbezüglich sehr geeigneten und lohnenswerten Thema „Doppelzahlungen“ und wie man diesen auf die Spur kommt. Schon die Lateiner wussten: Pecunia non olet („Geld stinkt nicht“).
Teil 1 der Serie: „Doppelzahlungen entdecken“
1. Cashback: Wie sich die Revision mit Hilfe von Doppelzahlungen amortisiert
2. Die 3 Schritte zur Aufdeckung von Doppelzahlungen in SAP
3. SAP Doppelzahlungen: False Positives mit einer Nutzwertanalyse reduzieren
4. Wie Sie SAP Doppelzahlungen mit Hilfe des Internen Kontrollsystems verhindern
Doppelzahlungen – nicht in meinem Unternehmen!?
Doppelzahlungen gibt es nicht in jedem einigermaßen sortierten Unternehmen, denken viele: SAP selbst passt da schon auf. Weit gefehlt! Die Gründe, warum solche Doppelzahlungen passieren, sind vielfältig. Ich selbst war z.B. einmal in einem Unternehmen tätig, bei dem verschiedene ERP-Systeme konsolidiert wurden. Häufig wird dann die Stammdatenbereinigung und -konsolidierung bei Lieferanten im Projektalltag während der Datenmigrationen ´“vergessen“ und schon gibt es Stammdatendubletten bei den Kreditoren. Die Sachbearbeiter verlieren den Überblick, während die Lieferanten wegen verspäteter Zahlungen schon Druck machen. Stammdatendubletten werden mehrfach verwendet und die Salden der Kreditoren sind nicht mehr zweifelsfrei zu ermitteln. In so einem Szenario ist die erste Doppelzahlung nicht weit!
Doppelzahlungen sind stets ein wichtiges Thema für die Revision, da direkt Vermögensverluste aufgezeigt werden können und Rückforderungen einen Liquiditätsrückfluss ins Unternehmen bedeuten. Die Revision kann hierbei einen unmittelbaren Wertbeitrag für das Unternehmen generieren. Neben den verlorenen Geldbeträgen können darüber hinaus auch noch systematische Schwächen im internen Kontrollsystem entdeckt werden, wenn im Anschluss nachgeforscht wird, warum eine Rechnung doppelt beglichen wurde. Ziele einer Doppelzahlungsanalyse sind also:
- Entdecken von doppelt bezahlten Rechnungen
- Rückforderung von Doppelzahlungen
- Ermittlung von Schwächen im internen Kontrollsystem bei Auszahlungen
Wie kommt es zu Doppelzahlungen?
Für doppelt bezahlte Rechnungen gibt es diverse Gründe. Hier einige Ursachen aus meinem Erfahrungsschatz, die zu Doppelzahlungen geführt haben:
- Kreditorenrechnungen werden doppelt erfasst, weil diese mehrfach im Unternehmen kursieren.
- Eine Rechnung wird doppelt erfasst, einmal über den automatischen Prozess der Rechnungseingangserfassung durch einscannen der Rechnung und einmal als Papierrechnung.
- Es existieren Stammdatendubletten bei den Kreditoren und eine Rechnung wird mehrfach auf verschiedene Kreditoren gebucht, die aber Dubletten darstellen.
- Eine Anzahlung wurde gebucht und die Rechnung später nochmal im vollen Umfang.
- Es gibt keinen ordnungsgemäßen Genehmigungsablauf für die Freigabe einer Rechnung zur Zahlung.
In diesem und den folgenden Beiträgen erkläre ich Ihnen, wie man Doppelzahlungen im SAP System analysieren kann. Wer in der Lage ist, seine Daten clever zu analysieren, findet bares Geld: Cash Back!
