Zahlungsbedingungen revised: Wie Sie Ihre Kreditorenstammdaten aufräumen

Nachdem wir im letzten Blog Post alle Lieferanten mit schlechten oder nicht sinnvoll gepflegten Zahlungsbedingungen untersucht haben, wollen wir in diesem Post einen tieferen Einblick in die jeweiligen Ausprägungen der Zahlungsbedingungen gewinnen.

Teil 3 der Serie: „Zahlungsbedingungen in Kreditorenstammdaten“

1. Verschenken Sie Skonto wegen schlecht gepflegter Zahlungsbedingungen in SAP?
2. Zwei Schritte zur Analyse von schlechten Zahlungsbedingungen in SAP
3. Zahlungsbedingungen revised: Wie Sie Ihre Kreditorenstammdaten aufräumen
4. So werten Sie Ihr Zahlungsverhalten in SAP aus

Die folgenden Fragen beantworten wir mit diesem Beitrag:

1. Gibt es Zahlungsbedingungen die gleich ausgeprägt sind und somit ggfs. redundant sind?
2. Wie häufig werden Zahlungsbedingungen verwendet, die unsinnig sind?
3. Wie oft sind bei Kreditoren keine Zahlungsbedingungen hinterlegt?

Getreu dem Sprichwort: „Alle Wege führen nach Rom“ möchte ich jeweils einen Weg aufzeigen, wie man zu den Antworten auf die gestellten Fragen gelangen kann.

Wie kann ich gleiche Zahlungsbedingungen in SAP anzeigen lassen?

Bevor wir in die Analyse der gleichen Zahlungsbedingungen einsteigen, müssen wir zunächst einige Überlegungen anstellen, was in diesem Zusammenhang gleiche Zahlungsbedingungen überhaupt bedeutet und in welcher Tabelle die entsprechenden Felder stehen. Außerdem betrachten wir die Zahlungsbedingungen für genau einen Buchungskreis und prüfen nicht buchungskreisübergreifend, da in diesem Zusammenhang noch ganz andere Fragestellungen aufkommen können, auf die wir unter Umständen in einem späteren Blog Beitrag noch einmal eingehen werden.

Unter gleichen Zahlungsbedingungen in SAP verstehen wir die gleiche Ausprägung der folgenden Felder in der Tabelle T052 (Zahlungsbedingungen):

Die Tabelle 1 zeigt die Feldnamen und ihre technischen Namen laut Anzeige im Logonpad von SAP. In den Zahlungsbedingungen können bis zu drei Zahlungsfristen angegeben werden. Die ersten Beiden (ZTAG1 & ZTAG2) zeigen an mit bis zu wie vielen Tagen nach Zahlungsfrist ein Skonto (ZPRZ1 & ZPRZ2) gewährt wird. Ab x Tage nach der Zahlungsfrist (ZTAG3) wird dann der Nettopreis fällig.

Selbstverständlich sind in SAP noch weitere Felder vorhanden, an denen sich die Bedingungen unterscheiden können, wie z.B. die Möglichkeit der Ratenzahlung. Das ist aber nicht Bestandteil dieses Posts. Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit zwischen zwei Vorgehen zu wählen. Wollen Sie alle Zahlungsbedingungen betrachten, oder lediglich die aktuell genutzt werden? Da wir in der zweiten Frage auf die Bedingungen ohne Verwendung, bzw. wenig Verwendung eingehen werden, prüfen wir zunächst all diejenigen, die aktuell auch genutzt werden. Dafür benötigen wir einen Blick in die Tabelle LFB1 (Lieferantenstamm (Buchungskreis)).

Über die SAP Transaktion „SE16N“ können wir einen schnellen Einblick in die verwendeten Zahlungsbedingungen bekommen. Unter Angabe der Tabelle LFB1 und beschränken des Buchungskreises auf z.B. 1000, sowie dem Abwählen aller irrelevanten Feldnamen für diese Analyse erhalten wir eine schöne Übersicht für jeden Kreditor.

Die Liste können wir mittels „Exportieren – Tabellenkalkulation“ in Excel überführen, damit wir die riesige Ergebnisliste nicht einzeln auswerten müssen. Nach dem Öffnen der exportierten Datei erstellen wir schnell und einfach eine PivotTable (Einfügen – PivotTable) und gucken uns die Häufigkeiten einmal an. Dafür wählen wir Zahlungsbedingungen ganz simpel als „Zeilen“ und auch als „Werte“ der PivotTable. Schon erhalten wir eine Übersicht mit den Häufigkeiten:

Die Excel Datei lassen wir zunächst geöffnet und gehen zurück ins SAP.

Wie werden die Ausprägungen der Zahlungsbedingungen jetzt geprüft?

Nachdem wir geprüft haben welche Zahlungsbedingungen tatsächlich verwendet werden, müssen im Anschluss die Ausprägungen der Felder aus Tabelle 1 verglichen werden. Dafür navigieren wir zurück in SAP und rufen die Transaktion „SE16N“ (Allgemeine Tabellenanzeige) erneut auf und geben die erwähnte Tabelle T052 (Zahlungsbedingungen) ein. Jetzt müssen wir alle Zahlungsbedingungen aus der Übersicht mit den Häufigkeiten aus der Tabellenanzeige raussuchen und in ein weiteres Excel Sheet schreiben. Das Ergebnis kann beispielsweise folgendermaßen aussehen:

Damit haben wir eine Übersicht der verwendeten Zahlungsbedingungen und können nun entweder über die Filterfunktion von Excel, oder durch bloßes hingucken gleiche Zahlungsbedingungen ausmachen.  Demnach sind z.B. ZTERM: „ZB00“ und „0004„, sowie „ZB05“ und „0002“ gleich ausgeprägt, wobei „0004″  lediglich einmal verwendet wird. Ob die Zahlungsbedingungen geändert werden, oder es unter Umständen einen triftigen Grund für die Doppelungen gibt überlasse ich ganz allein Ihrem Professional Judgement und dem damit verbundenen Vorgehen.

Wie häufig werden Zahlungsbedingungen verwendet, die unsinnig sind?

Auf Basis der guten Vorarbeit lässt sich diese Frage relativ schnell beantworten. Mit einem Blick auf die Tabelle 2 werden die unsinnigen Zahlungsbedingungen sehr deutlich. Beispielsweise Bedingung (ZTERM) „ZB03„, der keinen Skonto vorsieht, aber „Tage ab Zahlungsfrist“ definiert und dann auch noch 2-mal verwendet wird. Nutzen Sie Ihren natürlichen Menschenverstand und gehen Sie die Liste der Zahlungsbedingungen durch. Prüfen Sie, welche Kombinationen wenig bis gar keinen Sinn ergeben und hinterfragen Sie diese kritisch. Auch hier gilt wieder: Unvollständige, oder fehlende Zahlungsbedingungen haben einen direkten Einfluss auf die GuV!

Wie oft sind bei Kreditoren keine Zahlungsbedingungen hinterlegt?

Diese Frage lässt sich relativ einfach beantworten, da wir sie bereits analysiert haben. In der dritten Zeile der letzten Tabelle sind nahezu alle Felder leer. Ist speziell der Feldname ZTERM leer oder „null“, dann sind in diesem Fall keine Zahlungsbedingungen hinterlegt.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit alle Kreditoren auszugeben, bei denen keine Zahlungsbedingungen gepflegt sind. Dazu rufen wir die beliebte SAP Transaktion „SE16N“ auf und geben die Tabelle LFB1 ein. Bevor wir uns den Bericht geben lassen, wählen wir unter dem Feldnamen Buchungskreis z.B. 1000 aus und setzen die Option der „Zahlungsbed.“ auf „Selektieren: Gleich„. Von-Wert und Bis-Wert lassen wir leer. Über F8 oder „Online“ erhalten wir jetzt eine Liste aller Kreditoren, bei denen keine Zahlungsbedingungen gepflegt sind.

An dieser Stelle überlasse ich es wieder Ihrem Professional Judgement, wie Sie damit umgehen. Sollten die Stammdaten angepasst werden, oder gibt es eine sinnvolle Erklärung für die leeren Felder? Überprüfen sollten Sie das allemal, da ihr Unternehmen so potentielle Skonto verschenkt.

Welche Fragestellungen spielen in dem Zusammenhang noch eine Rolle?

Neben den beschriebenen Fragen gibt es natürlich noch eine Vielzahl an weiteren, die man in diesem Zusammenhang stellen und beantworten kann. Denkbar wären z.B. auch:

• Gibt es Zahlungsbedingungen, die wenig genutzt werden und vielleicht vertraglich dem Standard angepasst werden können?

• Bestehen über die Grenzen eines Buchungskreises noch weitere Bedingungen für denselben Lieferanten?
• Welche Bedingungen stehen auf der Rechnung, welche im Vertrag und welche in SAP?

Gibt es Fragen, die Ihrer Meinung nach auf gar keinen Fall fehlen dürfen und wir unbedingt noch einmal beleuchten sollten? Dann schreiben Sie uns hier.

Kann ich mir die ganze manuelle Arbeit auch sparen?

Natürlich können Sie das. Laden Sie sich zap Audit herunter und profitieren Sie von insgesamt mehr als 125 Indikatoren. Die Methode zur Analyse fehlender oder unvollständiger Zahlungsbedingungen ist in zap Audit natürlich integriert, sodass Sie keine Belegarten, Buchungsdaten oder ähnliches manuell nachgucken müssen. Außerdem ist unsere Analyse ausgereifter, mit Business Intelligence Methoden versehen und wird fortlaufend verbessert. Damit reduzieren Sie effektiv False Positives und lassen zap Audit alles automatisieren, dass sich automatisieren lässt. So nutzen Sie Ihre wertvolle Zeit, um das zu prüfen, was wirklich geprüft werden muss. Worauf warten Sie also noch? Kontaktieren Sie uns heute noch und machen einen Termin aus.

Das Thema ist sehr umfangreich und kann einen direkten Einfluss auf die GuV nehmen. Aus dem Grund werden wir in dem nächsten Blog Post ein Auge auf Ihr Zahlungsverhalten und verlorene Skontobeträge werfen.