In dieser vierteiligen Serie stelle ich Ihnen Risiken und Analysemöglichkeiten rund um das Thema „Buchungen am Wochenende“ in SAP Systemen vor. Zweifelsohne sind Buchungen am Wochenende in vielen Firmen nichts Ungewöhnliches. Aber…
Teil 1 der Serie: „Buchungen am Wochenende“
1. Buchungen am Wochenende in SAP und das Fraud Triangle
2. So identifizieren Sie Buchungen am Wochenende
3. Vor welchen Buchungen am Wochenende Sie nicht die Augen verschließen können
4. Wie Sie Buchungen am Wochenende noch gezielter eingrenzen
…auf der anderen Seite bietet das Wochenende einen Zeitraum, in dem unbeobachtet und unbehelligt von Kollegen gearbeitet werden kann. Wer Unlauteres vor hat, wird dies ungestört tun wollen. Ich erkläre Ihnen deshalb, wie Sie Gewöhnliches von Ungewöhnlichem mit Hilfe von Datenanalysen differenzieren können.
Wenn keiner hinschaut…
Kennen Sie das Fraud Triangle? Das Fraud Triangle veranschaulicht, was betrügerische Handlungen im Unternehmen begünstigt. Drei Dinge müssen für einen Betrüger zusammenkommen: Motiv, Gelegenheit und Rechtfertigung. Was hat das jetzt mit Buchungen am Wochenende zu tun? Ganz einfach: Es bietet Gelegenheit.
Nun weiß jeder: In einem großen Unternehmen wird auch am Wochenende gearbeitet und dann werden auch Buchungen im SAP System veranlasst. Das ist erstmal nichts Ungewöhnliches. Allein Buchungen am Wochenende zu betrachten, führt also zu vielen gewöhnlichen und nicht besonders interessanten Geschäftsvorfällen. Es stellt sich insofern die Frage, welche weiteren Kriterien man neben dem Wochenende dazu nehmen soll? Niemand mag false positives.
Nach Studium dieser Serie sind Sie in der Lage:
- Das Risiko von Buchungen am Wochenende einzuschätzen
- Buchungen am Wochenende in SAP zu identifizieren und
- darüber hinaus Merkmale auszuwerten, die zu den interessanten Buchungen am Wochenende führen.
Warum sind Buchungen am Wochenende interessant?
Buchungen am Wochenende sind insbesondere dann interessant, wenn Buchungen von Abteilungen stammen, die normalerweise überhaupt nicht am Wochenende arbeiten, wie z.B. die Mitarbeiter im Rechnungswesen oder im Zahlungsverkehr.
Es ist deshalb zunächst sinnvoll, wenn Sie aufklären, in welchen Abteilungen des Unternehmens üblicherweise am Wochenende gearbeitet wird. Solche Buchungen am Wochenende sind dann tendenziell eher uninteressant. Z.B. könnte man sich vorstellen, dass im Lager und in der Logistik auch regelmäßig am Wochenende gearbeitet wird. Sie können sich so eine Erwartungshaltung bilden, um letztlich die exotischen oder interessanten Geschäftsvorfälle zu entdecken, die am Wochenende nicht vermutet werden.
Muss man Buchungen am Wochenende verhindern?
Viele Phänomene, die Revisoren untersuchen sind gleichzeitig Schwächen, die man im Rahmen des internen Kontrollsystems verhindern möchte. Beim Thema Buchungen am Wochenende ist das natürlich nicht so. Buchungen am Wochenende sollte man also – wie hier – ex-post untersuchen.
Wie erkennt man Buchungen am Wochenende?
Wie Sie Buchungen am Wochenende in den Daten Ihres SAP Systems herausfinden und analysieren, erfahren Sie im zweiten Teil dieser Serie. Falls Sie es nicht erwarten können, dann empfehle ich Ihnen das Whitepaper zu allen prozessübergreifenden Indikatoren, zu denen dieser Indikator ebenfalls gehört:
