Teil IX der Serie „Das Digitale Audit von SAP Prozessen im Anlage- und Vorratsvermögen“
1. SAP Prozesse rund um das Anlage- und Vorratsvermögen prüfen
2. Prüfung von Stammdaten im Anlagevermögen
3. Beschaffung von Anlagen in SAP prüfen
4. SAP Data Analytics für Abschreibungen
5. Manipulierte Anlagenabgänge in SAP prüfen
6. SAP Prozessanalysen im Vorratsvermögen
7. Funktionstrennung in der SAP Anlagenverwaltung
8. SAP Datenstruktur im Bereich Anlagevermögen
9. Professional Judgement und Datenanalysen im Bereich SAP Anlagevermögen
Daten- und Prozessanalysen können großen Nutzen in der Revision bringen. Aber es besteht häufig folgendes Problem: Wie kann man den zahlreichen und umfangreichen Ergebnissen im Anschluss überhaupt nachgehen? Muss man allen Fällen, die eine Datenanalyse hervorbringt, nachgehen? Denn das sind häufig viel zu Viele! Häufig sind Revisoren von dem Umfang der Ergebnismenge von Datenanalysen schlicht erschlagen. Im Folgenden möchte ich vorstellen, wie man vorgehen kann.
Divide et Impera
„Teile und Herrsche“ – sagt der Lateiner. Das bedeutet schlicht folgendes: Ist eine Aufgabe zu schwer, unterteile man die Aufgabe in Untergruppen und kümmere sich um die einfacher zu bearbeitenden Untergruppen, bis man alle Untergruppen bearbeitet hat. Was bedeutet das für die Interpretation einer Datenanalyse für den Revisor?
Ich habe insgesamt über 125 Indikatoren für Prozessschwächen implementiert (über alle Prozesse Einkauf, Verkauf, Anlage- und Umlaufvermögen, sowie prozessübergreifend). In den folgenden Wochen und Monaten werden im Bereich Anlage- und Vorratsvermögen verschiedene Indikatoren davon vorgestellt. Während der Implementierung kam genau das beschriebene Problem der zu zahlreichen Ergebnisse auf und deshalb musste dafür eine Lösung konstruiert werden. Ich erkläre es an einem Beispiel – nehmen wir den folgenden Indikator:
Anlagenabgang unter Buchwert
Dieser Indikator ist dem Prüfungsziel Wirtschaftlichkeit zugeordnet.
Es besteht das Risiko, dass Vermögenswerte unter Wert abgegangen sind.
Das Kriterium für diesen Indikator ist:
Der Beleg wird markiert, weil dieser einen Aufwand bei einem Anlagenabgang enthält.
Man stelle sich nun vor, davon seien 347 Belege betroffen, die durch diesen Indikator markiert wurden. Schnell kommt dem Revisor bei dieser Anzahl der Gedanke hoch, er hätte besser niemals die Datenanalyse gemacht! Wie soll man 347 Indikationen nachgehen?
Um diesem Problem zu begegnen, habe ich das Konzept des „Profils“ erdacht, welches konsequent bei zapliance umgesetzt wurde. Es ist ganz einfach: Jeder Beleg, der von einem Indikator markiert wurde, wird automatisch in eine bestimmte Gruppe sortiert. Was diese Gruppen jeweils sind, ist bei jedem Indikator anders und hängt mit dem fachlichen Analyseziel des Indikators zusammen. Sinn und Zweck ist dann, dass man sich im Wesentlichen nur noch die Ergebnisgruppen ansehen muss und nicht mehr alle einzelnen Belege in den Gruppen.
Verfolgen wir das Beispiel mit dem Indikator „Anlagenabgang unter Buchwert“ weiter. Dieser Indikator bildet seine Profile nach dem Kriterium „Anlagenklasse“, d.h. alle Belege mit Bezug zur Anlagenbuchhaltung und mit derselben Anlagenklasse, werden einem Profil zugeordnet. Beispielweise kommt dabei heraus, dass drei Profile gebildet werden: „Fuhrpark“, „Büroausstattung“ und „Maschinen“.
Der Revisor kann sich dann auf das Profil konzentrieren, welches er für Anlagenabgänge für besonders relevant oder werthaltig hält. Sicherlich wären hier Fahrzeuge und Maschinen interessant, Büroausstattung mglw. eher zweitrangig. Durch die Profile findet eine besondere Fokussierung auf die höchsten Risiken oder interessantesten Fälle statt. Zufallsstichproben verlieren an methodischem Wert.
Man auditiert insofern nicht mehr einzelne Fälle, sondern Fallgruppen, was das Audit viel effizienter macht und auch zu einem sehr guten Verständnis der auditierten Einheit führt.
In dem angeführten Beispiel muss also der Frage nachgegangen werden:
Anlagen welcher Anlagenklassen haben bei Anlagenangang noch einen hohen Restwert, der durch den Anlagenabgang nicht erlöst werden könnte?
… und damit wäre die Prüfung des Indikators abgeschlossen.
