Wie gelingt es Revisoren, angemessene Beziehungen zu Ihren Kollegen aus den Fachabteilungen zu unterhalten?

Der folgende Artikel ist Teil unserer Blog-Serie „Die Zukunft der Revision“.

Was der Grund für die intensive Auseinandersetzung mit diesem Thema ist?

Wir bei zapliance mit unserem Team aus Prüfern, Wissenschaftlern und Entwicklern haben in den letzten Jahren beobachtet, dass sich die Rahmenbedingungen für uns Revisoren rasant verändern.

So führt die stetig wachsende Menge an verfügbaren Daten dazu, dass eine ganzheitliche und valide Betrachtung der Risiken/Chancen-Perspektive ohne Unterstützung von Partnern innerhalb der Organisation immer schwerer wird.

Das zwingt Revisoren dazu, ihr Stärken/Schwächen-Profil zu überdenken – denn die Zusammenarbeit mit Partnern erfordert persönliche Kompetenzen, auf die Revisoren bis dato in diesem Ausmaß nicht angewiesen waren (unseren Dachartikel, der die eben geschilderten Punkte noch detaillierter beschreibt finden Sie übrigens hier).

Unsere Blog-Serie über individuelle Kompetenzen soll Revisoren nun unterstützen, bei sich selbst umzudenken, um in Zukunft noch erfolgreicher zu sein.

Probieren Sie es aus!

Mein Name ist Alexander Rühle, ich bin seit 2006 leidenschaftlicher Prüfer und mittlerweile schon 5 Jahre Geschäftsführer von zapliance.

In diesem Artikel möchte ich auf ein Thema näher eingehen, das uns Revisoren alle betrifft – die Nähe zu den Kollegen aus den Fachabteilungen.

Konkret meine ich damit: Wie sollen wir Revisoren das Verhältnis zu unseren Kollegen in der Organisation, für die wir tätig sind, gestalten, um unsere Arbeit bestmöglich zu erledigen?

Dazu ein Beispiel:

Vor einigen Jahren hatte ich einen Kollegen in der internen Revision, mit dem ich noch heute befreundet bin.

Ein super Typ, immer freundlich zu allen.

Einer, der noch nach Feierabend seinem Kollegen im Home Office wichtige Dokumente zu Hause vorbeibringt.

Und jemand, für den in der Kantine immer ein Platz freigehalten wurde.

Ungewöhnlich dabei: Diesem Kollegen gelang es, sowohl mit seinen Revisoren-Kollegen als auch mit Kollegen aus anderen Fachabteilungen ein lockeres, freundschaftliches Verhältnis aufzubauen – er wurde schlicht von jedem gemocht.

Ich muss gestehen, dass ich dieses gute Verhältnis auch zu den Nicht-Revisoren hin und wieder mit Neid betrachtete.

Denn typisch für uns Revisoren ist eben nicht das Bild des „Everybody’s Darling“.

Im Gegenteil: Wir Revisoren sind häufig nicht besonders beliebt im Unternehmen.

Oft heißt es sogar, wir halten unsere Kollegen aus den Fachabteilungen von der Arbeit ab.

Andere werfen uns vor, dass wir operativ nicht viel zum Geschäft beitragen.

Insgesamt also wenig vorteilhaft.

Doch zurück zum Beispiel: Das gute Verhältnis dieses Revisors zu den anderen Kollegen erwies sich nämlich auch als Manko.

Denn eines Tages kam es zu folgendem Vorfall: Bei einer Kneipentour mit mehreren Kollegen (darunter auch Teile des Managements) wurde der genannte Revisor vom CFO des Unternehmens gebeten, die Reisekostenabrechnung eines Kollegen zu prüfen – „ein reiner Routinevorgang“.

Getragen von der fröhlichen Stimmung des Abends und dem freundschaftlichen Verhältnis zum CFO willigte der Revisor ohne viel nachzudenken ein.

Doch bei der Überprüfung stellten sich dann tatsächlich eine Reihe von Ungereimtheiten heraus – in der Konsequenz musste der betreffende Mitarbeiter das Unternehmen sogar verlassen.

Das war auch der Moment, in dem unter uns Revisoren eine Diskussion entbrannte:

Denn Gerüchten zufolge wollte das Management den geschassten Mitarbeiter bereits seit längerer Zeit loswerden und hatte nur nach Gründen dafür gesucht.

Der besagte Revisor hatte sich offensichtlich vom CFO manipulieren lassen und so ein wichtiges Prinzip der internen Revision, die Objektivität, verletzt.

Kurzum:

Er hatte sich in seiner Arglosigkeit zum Werkzeug des Managements und dessen Personalpolitik machen lassen.

Ein Fehler, der den Revisor nie losließ und im Endeffekt dazu führte, dass dieser zwei Jahre später den Arbeitgeber wechselte.

Ich denke, dass das aufgezeigte Beispiel das Dilemma des Revisors gut beschreibt:

Ist das Verhältnis zu den Kollegen aus den Fachabteilungen und dem oberen Management zu freundschaftlich, laufen wir Gefahr, Fehler zu machen.

Ist das Verhältnis jedoch zu distanziert und kühl, dann ist die Arbeitsatmosphäre mit ebendiesen Kollegen weniger persönlich und für manche von uns auch weniger befriedigend.

Hinzu kommt, dass ein distanziertes Verhältnis zu den Fachabteilungen die Zusammenarbeit, auf die wir in der Zukunft immer mehr angewiesen sein werden (siehe unser Dachartikel zur Zukunft der Revision), erschwert.

Dass der im Beispiel genannte Revisor falsch gehandelt hat, sieht auch das Institute of Internal Auditors (IIA) so.

Da heißt es in deren internationalen Standards, interne Revisoren:

„dürfen nicht an Aktivitäten beteiligt sein oder Beziehungen unterhalten, die ihr unparteiisches Urteil beeinträchtigen könnten, wobei selbst der Anschein zu vermeiden ist. Dies schließt auch Aktivitäten oder Beziehungen ein, die im Widerspruch zu den Interessen der Organisation stehen könnten.“ (IIA, 2017)

Doch wie sollten wir uns unseren Kolleginnen und Kollegen aus den Fachabteilungen gegenüber am besten verhalten?

Grundsätzlich gilt:

Freundschaften oder gar Liebesbeziehungen mit Kollegen aus den Fachabteilungen sollten so gut es geht vermieden werden.

Achten Sie hier insbesondere darauf, keine enge Beziehung mit den Leitern der Fachabteilung oder anderen Mitarbeitern aus den Fachabteilungen, mit denen die interne Revision regelmäßig direkten Kontakt hat, einzugehen.

Gerade wenn Sie in einem kleinen Unternehmen arbeiten, wird dies jedoch nicht so einfach sein.

In größeren Unternehmen ist die Situation oft entspannter, denn Sie werden als Revisor mit hoher Wahrscheinlich nicht Kontakt zu allen Mitarbeitern einer Marketingabteilung haben – denn das können schnell mehr als 20 Personen sein.

Nur weil Sie als Revisor keine Freundschaft oder Beziehungen mit den Kollegen aus den Fachabteilungen führen sollten, heißt das aber nicht, dass diese strengstens gemieden werden müssen.

Meiner Erfahrung nach muss jeder Revisor hier für sich den goldenen Mittelweg zwischen den beiden Extremen finden.

Aber der ist – wie so häufig – gar nicht so einfach zu finden.

Glücklicherweise gibt es jedoch ein paar Punkte, an denen man sich orientieren kann.

Um die notwendige Distanz zu den Kollegen aus den Fachabteilungen zu halten, sollten Sie beispielsweise versuchen, das Private und das Berufliche so gut es geht auseinanderzuhalten.

Sprechen Sie so wenig wie möglich über private Themen, sondern halten Sie sich an allgemein akzeptierte Smalltalk-Themen.

Vermeiden Sie also die Einschulung Ihres Sohnes oder den Streit mit der Schwiegermutter zu erwähnen und lenken Sie Gespräche stattdessen auf allgemeine Themen wie das Wetter, die irreführenden Bezeichnungen auf dem Firmenparkplatz oder die zeitaufwendigen Renovierungsarbeiten im 6. Stock.

Sie werden sehen:

Das Umschiffen persönlicher Themen wird von einem Großteil der Menschen sehr genau wahrgenommen, verstanden und akzeptiert.

So laufen sie gar nicht erst Gefahr, dass Ihr Gegenüber Ihren Smalltalk als Angebot für eine tiefere Beziehung sieht und es zu unangenehmen Missverständnissen kommt.

Gleichzeitig heißt das Umschiffen persönlicher Themen nicht, dass Sie als unfreundlich wahrgenommen werden müssen.

Denn es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, wie Sie eine Beziehung auch ohne den privaten Austausch positiv gestalten können.

Eine Möglichkeit ist Humor – perfekt für eine unverbindliche Beziehung, die trotzdem von Wertschätzung und Sympathie geprägt ist.

Wenn Sie also der Typ dafür sind, dann vergessen Sie das Scherzen mit Ihren Kollegen aus den Fachabteilungen nicht!

Eine weitere Möglichkeit ist Freundlichkeit.

Bedanken Sie sich bei Ihren Kollegen aus den Fachabteilungen für zugesandte Informationen, loben Sie eine übersichtliche Excel-Tabelle oder bringen Sie einem Kollegen eine Akte vorbei, die dieser benötigt.

Denn:

Man muss die Kollegen nicht gleich zur eigenen Geburtstagsfeier einladen, um freundlich zu sein und ein angenehmes Verhältnis aufzubauen.

Ein weiter Punkt, der bei Beziehungen zu Kollegen aus den Fachabteilungen beachtet werden sollte, ist die Impulskontrolle.

Konkret bedeutet das, in persönlichen Interaktionen Gefühlsausbrüche zu vermeiden.

Wenn Sie also gerade ein Meeting hatten, das Sie so wütend gemacht hat, dass Sie eine Scheibe einwerfen könnten – dann halten Sie sich von Ihren Kollegen aus den Fachabteilungen fern.

Denn in solch emotionalen Situation benötigen wir ein Gegenüber, bei dem wir Dampf ablassen können und dabei ganz persönlich sein können.

Ein Kollege aus der Fachabteilung ist hier nicht der richtige Ansprechpartner.

Im Gegenteil:

Durch die plötzliche emotionale Nähe kann sich eine Beziehung innerhalb von Sekunden verändern.

Und es kann Monate dauern, diese Beziehung wieder auf die vorhergehende, professionelle Ebene zu bringen.

Mein Tipp:

Lassen Sie Ihren Dampf in solchen Situationen besser bei einem Revisoren-Kollegen ab, zu dem eine ganz andere Beziehung möglich ist und der die Thematik möglicherweise auch besser versteht.

Außerdem wichtig, wenn es um eine angemessene Beziehung zu den Kollegen geht, ist die Sprache.

Auch wenn diese auf den ersten Blick wie ein unwichtiges Detail wirkt, sagt Sprache jede Menge über die vorhandene Beziehung aus.

Das beginnt schon beim Siezen bzw. Duzen – je nach Unternehmenskultur können beide ein unterschiedliches Näheverhältnis suggerieren.

Genauso ist es beim Vokabular, das Sie im Umgang mit Ihren Kollegen nutzen:

So kann auch der Grad der Förmlichkeit ein Indikator für die Nähe zweier Personen sein.

Ähnliches gilt übrigens auch für die tatsächliche Nähe:

Je nach Unternehmenskultur kann zum Beispiel schon ein Schulterklopfen viel über das Verhältnis zweier Menschen zueinander aussagen.

Sie merken, die Beziehung eines Revisors zu den Kollegen aus den Fachabteilungen erinnert auf eine abstrakte Art an das Verhältnis zwischen einem Chef und dessen Untergebenen, nur ohne das Machtgefälle:

Der Umgang miteinander ist möglichst neutral und professionell.

Doch wir Menschen sind soziale Wesen und keine Roboter – und es wird immer wieder Personen geben, mit denen uns mehr als nur die Arbeit verbindet.

Die Antwort darauf:

Gehen Sie bewusst mit diesen etwas engeren Beziehungen um.

Machen Sie sich klar, dass Sie in der Zusammenarbeit mit manchen Kollegen Gefahr laufen, in Ihrer Arbeit an Objektivität zu verlieren.

Denn schon das Bewusstsein darüber wird Ihnen helfen, die Objektivität in der Arbeit beizubehalten.

Seien Sie bei diesen Personen außerdem besonders wachsam, wenn Ihnen ein kleiner Gefallen getan wird (z.B. die Vergabe eines besseren Firmenparkplatzes), Sie um einen gebeten werden oder irgendein anderes Thema an Sie herangetragen wird, das einen Bezug zu Ihrer beruflichen Tätigkeit hat.

Entscheiden Sie in solchen Situationen nie sofort – sondern erbitten Sie sich Bedenkzeit, um die Situation in Ruhe und objektiv zu bewerten.

Und wenn Sie auch dann noch unsicher sind, dann schließen Sie sich mit anderen Revisoren-Kollegen kurz und bitten Sie diese um eine Einschätzung.

Sie sehen also:

Der Umgang mit Kollegen ist für uns Revisoren eine Gratwanderung.

Aber was sind Ihre Erfahrungen mit dem Thema? Ich bin gespannt auf Ihre Antworten unten in den Kommentaren.

Quellen:

The Institute of Internal Auditors (2017). Internationale Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision 2017. Frankfurt: Deutsches Institut für Interne Revision e. V.